photo: cbre.ca

Bien que les médias annoncent la disparition des bureaux, les travailleurs continuent de se rendre dans les centres-villes animés les jours de semaine.

Que se passe-t-il réellement dans les milieux de travail canadiens à l’heure actuelle?

Lisa Fulford-Roy, de CBRE, conseille des entreprises et des gouvernements sur l’évolution de la dynamique des bureaux à l’ère du travail hybride.

Voici un aperçu des tendances qu’elle garde à l’œil.

La flexibilité est désormais incontournable

Selon Mme Fulford-Roy, il ne fait aucun doute que le travail flexible est là pour rester. Les organisations qui hésitent à adopter des modalités de travail flexibles afin de créer de nouveaux écosystèmes et des expériences de qualité en milieu de travail risquent de subir des changements soutenus.

« Les employeurs demandent ou imposent à leurs employés de revenir au bureau pour collaborer, former une communauté, développer une culture et à des fins de mentorat, a expliqué Mme Fulford-Roy. Pourtant, à court terme, nombre d’entre eux peinent à financer ou à mettre en œuvre des changements significatifs qui soutiennent ces nouvelles priorités.

« Étant donné que les changements physiques et opérationnels se font attendre, le taux de présence au bureau, même s’il augmente, reste généralement en deçà des attentes. »

L’immobilier est devenu une priorité pour les ressources humaines

Dans le passé, les services immobiliers d’une entreprise relevaient du directeur financier, du directeur de la conformité ou du directeur de l’exploitation, et ils menaient leurs activités de manière plus indépendante que les autres parties prenantes.

Maintenant que l’expérience des employés est centrée sur la fidélisation, l’engagement et la performance, les ressources humaines jouent un rôle de premier plan auprès des parties prenantes en s’alignant sur les priorités et les résultats souhaités de toute solution de travail.

« Les Services immobiliers continuent de jouer un rôle essentiel dans l’élaboration de solutions et leur application, a précisé Mme Fulford-Roy. Toutefois, tout ce qui touche à l’engagement à long terme et à la fidélisation des employés doit être aligné sur les politiques des ressources humaines, » a précisé Mme Fulford-Roy.

Alignement et engagement des équipes

La demande et l’utilisation de bureaux continuent d’augmenter de manière lente et inégale. « La situation se stabilise pour certains et stagne pour d’autres, en particulier au sein des grandes entreprises et dans les villes où les confinements ont été plus longs, a expliqué Mme Fulford-Roy. Même en obligeant les employés à revenir au bureau, nous ne nous attendons pas à une forte augmentation de la demande, mais plutôt à une stabilisation. »

Les entreprises qui ont pris du retard sont encore en train de définir leurs politiques ou d’y intégrer de nouvelles normes d’équipe. « L’idéal est de créer une culture saine, à la fois virtuelle et en personne, alignée sur les résultats de l’entreprise, et de faire en sorte que les équipes acceptent de se réunir pour des activités spécifiques. »

Stratégie nécessaire au maintien de l’engagement

On doit d’abord expliquer pourquoi les employés doivent revenir au bureau. « Les entreprises qui réussissent le mieux sont celles qui ont clairement défini le rôle du bureau à un niveau macroéconomique », a expliqué Mme Fulford-Roy.

« Puis, les lignes directrices doivent offrir assez de flexibilité aux équipes pour assurer que le temps passé au bureau soit utile et productif. Car c’est lorsque les équipes s’approprient un projet et sont autonomes qu’on obtient les meilleurs résultats. »

Mise à niveau des compétences des dirigeants et des gestionnaires

Pour tirer le meilleur parti d’une équipe dans le monde hybride, on doit disposer de nouvelles compétences fondées sur la confiance et la transparence, ainsi que des aptitudes exceptionnelles en matière de communication. Les gestionnaires sont la clé de l’engagement et de la fidélisation des employés, et ils doivent faire en sorte que les équipes adoptent des habitudes et des routines utiles.

Les employés engagés entre 2020 et 2022 qui se sentent moins liés à leur organisation peuvent bénéficier d’une « réintégration » et d’un jumelage avec des collègues afin de bâtir leur réseau interne. « Les dirigeants et les gestionnaires doivent désormais être proactifs dans la manière dont ils conçoivent l’expérience des  employés et ne pas uniquement compter sur le bureau pour offrir une culture », a déclaré Mme Fulford-Roy.

L’expérience fait foi de tout

Les activités sociales, d’apprentissage ou autres sont plus efficaces lorsqu’elles sont liées aux valeurs d’une organisation. Par exemple, des événements sociaux mettant en vedette des leaders d’opinion qui peuvent éclairer le personnel tout en partageant un repas (plutôt que d’inciter les employés à venir au bureau en offrant uniquement de la nourriture gratuite).

Les organisations ont changé leur façon d’offrir des expériences. « Il s’agit d’une programmation, d’une formation et d’un apprentissage actifs visant à renforcer l’esprit d’équipe », a expliqué Mme Fulford-Roy.

L’expérience va au-delà des activités.

La sensibilisation aux facteurs ESG influence notre façon d’utiliser les bureaux. Mme Fulford-Roy constate l’essor de la conception empathique, qui garantit que les locaux sont accessibles et inclusifs en offrant, entre autres, des toilettes non genrées ainsi que des dispositifs d’affichage et de signalisations pour les personnes malvoyantes

« Aujourd’hui, en plus de mettre la priorité sur l’expérience, on fait davantage d’efforts conscients pour s’assurer que cette expérience est inclusive pour toutes les personnes. »

Le navettage mine l’expérience

À Toronto, où Mme Fulford-Roy est basée, les graves problèmes de circulation sont devenus un facteur qui dissuade les employés à se rendre au bureau. « Les employés seront-ils prêts à affronter le trafic plusieurs fois par semaine si leur expérience au bureau est agréable? Je crois que oui », dit-elle.

« Des employés ont déjà recours à des horaires flexibles pour éviter les heures de pointe, tandis que d’autres travaillent plus longtemps lorsqu’ils sont au bureau et organisent des activités sociales pour profiter au maximum du temps passé avec leurs collègues et leurs homologues de l’industrie. »

Le modèle de réseau en étoile pourrait être une solution

L’équipe de Mme Fulford-Roy a travaillé avec des organisations des secteurs privé et public sur des « modèles de réseau en étoile », dans lequel les équipes se réunissent certains jours dans un bureau central, alors que les autres jours, les employés peuvent se rendre dans des petits bureaux régionaux à proximité de leurs domiciles.

« Le modèle de réseau en étoile peut contribuer à réduire la congestion routière, compenser les pics de demande tout en offrant une certaine commodité et de meilleurs résultats en matière d’ESG si les déplacements des employés sont plus courts lors des journées flexibles. »